Von Elmar Krüsmann
In dieser Rubrik behandeln unsere Partner von der Kanzlei Winheller aktuelle Rechtsthemen aus dem Bereich Fundraising, Spenden und Stiftung. Heute: Elmar Krüsmann, Rechtsanwalt. Er ist auf die Beratung von Non Profit-Organisationen, Stiftungen sowie vermögenden Privatpersonen spezialisiert.
Gemeinnützige Körperschaften (NPOs) spielen eine wichtige Rolle in unserer Gesellschaft. Sie engagieren sich für das Gemeinwohl und genießen dafür steuerliche Vergünstigungen. Allerdings stellt die Verwaltung solcher Organisationen besondere Herausforderungen dar. Im Folgenden werden die fünf häufigsten Fehler bei der Führung und Verwaltung gemeinnütziger Körperschaften beleuchtet und Lösungsansätze aufgezeigt.
Fehler Nr. 1: Mangelnde Kenntnis der rechtlichen Rahmenbedingungen
Einer der häufigsten und zugleich gravierendsten Fehler ist die unzureichende Kenntnis der (steuer-) rechtlichen Rahmenbedingungen von NPOs. Viele Verantwortliche unterschätzen die Komplexität des Gemeinnützigkeitsrechts und der damit verbundenen Pflichten. Gemeinnützige Körperschaften müssen strenge Vorgaben erfüllen, um ihren Status zu behalten. Dazu gehören die ausschließliche und unmittelbare Verfolgung gemeinnütziger Zwecke, die in der Abgabenordnung definiert sind, sowie die Einhaltung des Gebots der zeitnahen Mittelverwendung. Die Abgabenordnung arbeitet im Bereich des Gemeinnützigkeitsrechts oftmals mit sehr weiten Definitionen oder gar unbestimmten Rechtsbegriffen, sodass sich dem Praktiker zum Teil gar nicht erschließen kann, was erlaubt ist und was nicht. Das gilt im Übrigen auch für die meisten Rechtsanwälte und Steuerberater, sofern sie sich nicht in diesem Bereich spezialisiert haben. Um entsprechende Fehler zu vermeiden, sollten sich Vorstände, Geschäftsführer und sonstige Organmitglieder in den Grundlagen schulen lassen und wenn möglich regelmäßig fortbilden. Insbesondere bei komplexeren oder größeren Vorhaben ist dann die Hinzuziehung (steuer-) rechtlicher Beratung Pflicht.
Fehler Nr. 2: Unzureichende Dokumentation und Transparenz
Ein weiterer häufiger Fehler ist die mangelhafte Dokumentation von Entscheidungen, Mittelverwendungen und Aktivitäten. Transparenz ist nicht nur gegenüber den Mitgliedern und Spendern wichtig, sondern auch gegenüber den Finanzbehörden. Viele Organisationen versäumen es, ihre Buchhaltung ordnungsgemäß zu führen oder Protokolle von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen anzufertigen. Häufig scheitert es indes nicht erst am ordnungsgemäßen Protokollieren der Sitzungen und Versammlungen, auch die Einhaltung der Formalien im Zusammenhang mit der Einberufung entsprechender Versammlungen wird häufig missachtet. Hier ist stes wichtig darauf zu achten, ob eingeladen werden muss, in welcher Form einzuladen ist, mit welcher Frist dies zu geschehen hat und bis wann zum Beispiel eine Tagesordnung ergänzt werden kann. Bei Nichteinhaltung der Dokumentationspflichten, droht Ärger mit den registerführenden Stellen – zumeist den Amtsgerichten – aber durchaus auch mit dem Finanzamt in punkto Gemeinnützigkeit. Um dem entgegenzuwirken, sollten klare Verantwortlichkeiten für die Dokumentation festgelegt werden. Es kann hilfreich sein, Muster zu erstellen und diese mit einem externen Berater abzustimmen. Zudem kann die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems hilfreich sein, um alle relevanten Unterlagen zentral und geordnet zu verwalten.
Fehler Nr. 3: Fehlerhafte Mittelverwendung
Die zweckentsprechende und zeitnahe Verwendung der Mittel ist zentrales Kriterium für die Anerkennung und den Beibehalt der Gemeinnützigkeit. Viele Organisationen begehen jedoch – oftmals völlig unbewusst – Fehler bei der Mittelverwendung, sei es durch die Bildung übermäßiger Rücklagen oder durch die Verwendung von Geldern für satzungsfremde Zwecke. Besonders problematisch ist die Vermischung von ideellem Bereich, Zweckbetrieb und wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Hier drohen nicht nur steuerliche Konsequenzen, wie das ungewollte Entstehen von Umsatz- und Ertragsteuern, sondern auch der Verlust der Gemeinnützigkeit. Um dies zu vermeiden, ist eine sorgfältige Finanzplanung und -kontrolle unerlässlich. Oftmals erfordert dies die Einschaltung eines versierten Steuerberaters, der die laufenden Prozesse sowie Projekte im Blick behält und frühzeitig auf Risiken aufmerksam macht. Ferner kann die Einrichtung eines internen Kontrollsystems zusätzliche Sicherheit bieten, damit Entscheidungen nicht überstürzt und auf Basis eindimensionaler Entscheidungsgrundlagen getroffen werden.
Fehler Nr. 4: Vernachlässigung der Mitglieder- und Spenderpflege
Viele gemeinnützige Organisationen konzentrieren sich so stark auf ihre inhaltliche Arbeit, dass sie die Pflege ihrer Mitglieder und Spender vernachlässigen. Dies kann zu sinkenden (aktiven) Mitgliederzahlen und Spendeneinnahmen führen. Mitglieder und Spender sind nicht nur wichtige Finanzierungsquellen, sondern auch Multiplikatoren für die Anliegen der Organisation. Eine mangelnde Kommunikation und fehlende Wertschätzung können schnell zu Frustration und Abwendung führen. Um dem entgegenzuwirken, sollten regelmäßige Informationen über die Aktivitäten und Erfolge der Organisation bereitgestellt werden. Persönliche Danksagungen für Spenden, Einladungen zu Veranstaltungen und die Möglichkeit zur aktiven Mitgestaltung können die Bindung stärken. Andererseits ist speziell an diesen Punkten wiederum Vorsicht geboten, damit nicht ungewollt aus einer gut gemeinten Danksagung oder einem Zeichen der Wertschätzung steuerpflichtiges Sponsoring erwächst.
Fehler Nr. 5: Unzureichendes Risikomanagement
Viele gemeinnützige Körperschaften vernachlässigen ein systematisches Risikomanagement. Sie unterschätzen potenzielle Gefahren wie Reputationsschäden, finanzielle Engpässe oder rechtliche Risiken. Ein fehlendes oder mangelhaftes Risikomanagement kann die Existenz der Organisation gefährden. Besonders in Krisenzeiten zeigt sich, wie wichtig eine vorausschauende Planung und die Vorbereitung auf mögliche Szenarien ist. Um diese Fehler zu vermeiden, sollte ein strukturierter Risikomanagementprozess implementiert werden. Dazu gehören die regelmäßige Identifikation und Bewertung von Risiken sowie die Entwicklung von Präventions- und Bewältigungsstrategien. Das sind durchaus Maßnahmen, die im ersten Schritt ganz ohne externen Berater angestoßen werden können, da die meisten Risiken bei der Beschäftigung mit der eigenen NPO offen zutage treten. Ob im zweiten Schritt, also zur Prüfung oder Ausarbeitung entsprechender Strategien dann doch noch ein externer Berater nötig ist, hängt auch von den gefunden Ergebnissen ab.
Fazit
Die Verwaltung gemeinnütziger Körperschaften erfordert ein hohes Maß an Sorgfalt und Professionalität. Die hier beschriebenen fünf häufigsten Fehler zeigen schlaglichtartig auf, wie komplex die Anforderungen sind und welche Konsequenzen Versäumnisse haben können. Um diese Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, dass sich die Verantwortlichen kontinuierlich fortbilden und bei Bedarf externe Expertise hinzuziehen. Eine klare Aufgabenverteilung, transparente Prozesse und regelmäßige Überprüfungen können dazu beitragen, die Organisation auf einem soliden Fundament zu führen. Letztendlich geht es darum, die wichtige Arbeit gemeinnütziger Körperschaften nachhaltig zu sichern und ihre Wirkung für das Gemeinwohl zu maximieren. Eine professionelle und verantwortungsvolle Verwaltung ist dafür eine unabdingbare Voraussetzung. Gemeinnützige Organisationen, die diese Herausforderungen meistern, schaffen nicht nur die Grundlage für ihre eigene Zukunftsfähigkeit, sondern leisten auch einen wertvollen Beitrag zur Stärkung des zivilgesellschaftlichen Engagements insgesamt.
Elmar Krüsmann
Rechtsanwalt
Kanzlei WINHELLER
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